ОРГАНИЗАЦИЯ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ИС

Администрирование связано также с планированием размещения оборудования (компьютеров) и созданием необходимого микроклимата в помещениях с компьютерами, особенно в серверной. В серверных рекомендуется создавать специальную централизованную систему кондиционирования воздуха, располагая разнесённые сервера в одном месте, так как каждое превышение температуры на 8^оС выше стандартных 21^оС на 50% уменьшает надёжность работы компьютеров. Отсутствие надлежащей организации микроклимата и размещения оборудования в таких помещениях приводит к тому, что более 70% охлаждающего воздуха не доходит до оборудования, а больше половины его улетучивается через щели в кабелепроводах и каналах, а 14% расходуется впустую из-за неверной ориентации створок для направления воздуха в нужном направлении. При этом охлаждённый воздух может уходить под фальшпол, в подвесной потолок, через вентиляционные щели на термостат кондиционера, приводя к снижению уровня охлаждения и др. Они утверждают, что техническое обслуживание и сопровождение шести маленьких серверов электронной почты на территории трёх штатов, обходится гораздо дороже, чем поддержка одного-двух крупных серверов в стойке рядом с сетевым администратором, поскольку повернуться на стуле несравненно проще и быстрее, чем отправляться для устранения локальной проблемы даже в соседнее здание, а уж тем более в другой штат.

Так как ИС является динамическим информационным отображением предметной области, то желательно, чтобы администратор своевременно получал информацию о перспективах развития объекта, для которого создаётся информационная система. Руководство организации и администратор согласовывают цели и направления, сроки создания ИС и её развития, очередность подключения пользователей.

На администраторов компьютерных систем ложится задача обслуживания ИС и сохранения настроек программного обеспечения на рабочих машинах. Основная проблема, с которой приходится сталкиваться – несанкционированная установка и нестандартная настройка программного обеспечения. Существуют различные способы решения этих проблем, например, запрет изменения настроек ОС. В локальных сетях можно использовать специальное ПО, позволяющее удалённо администрировать машины. Основной недостатком таких программ – отсутствие возможности добавления собственных функций администрирования удалённой машины.

Как правило, процесс администрирования должен осуществляться непосредственно со специальных административных станций, выделенных в логический (или физический) сегмент. Такой подход решает многие проблемы безопасности, связанные с: перехватом парольной и другой важной управляющей информации при передаче её по сети или вводе с клавиатуры, заражением вирусами и др. В зависимости от потенциальных возможностей администратора и ценности циркулирующей в системе информации, станции администрирования можно размещать в защищённой зоне и снабжать дополнительными средствами защиты.

Вполне естественным является желание администратора избавить себя от лишних забот, проведя максимальную автоматизацию рутинных процедур. Многие из них разрабатывают с этой целью небольшие утилиты и скрипты. На рынке представлено большое количество специализированных средств, позволяющих перевести труд администраторов на качественно новый уровень и унифицировать управление разнородными системами.

Администрирование ИС может стать как источником бесконечных проблем, так и совершенно незаметной, но чрезвычайно могущественной "спецслужбой" для всех пользователей системы. Кроме того, стоимость квалифицированных администраторов растет, а поиск каждого дополнительного специалиста необходимого уровня – сложнейшая задача. Поэтому есть принципы, соблюдение которых позволяет сделать службу администрирования экономически более выгодной по сравнению с традиционными подходами:

1) централизованное администрирование, поддержанное системой репликаций (экономия на квалифицированном персонале, меньше потерь из-за ошибок управления);

2) возможность выполнения основных объемов работ по администрированию удаленным образом (экономия на транспортных и командировочных расходах);

3) адаптивное управление маршрутом трафика данных в зависимости от условий и качества каналов связи (экономия на междугороднем трафике и тарифных планах провайдеров).

Организация управления большими системами остаётся одной из немногих областей, где невозможно предложить полностью готовые решения. Здесь всегда необходим творческий подход и учёт всех уникальных особенностей конкретной системы. Создавать систему администрирования своими силами, привлекать специализированную фирму или вообще поручить эту задачу сторонней организации (аутсорсинг) – в каждом конкретном случае решает руководство компании, но необходимые исходные данные и экономические выкладки должны предоставлять специалисты в области информационных технологий.

Проекты развития административных механизмов обычно включают в себя задачи постановки стратегического управления, разработки политики информационного обеспечения и доступа к информационным ресурсам, а также программно-аппаратным устройствам, системам и комплексам, постановки и развития системы, совершенствование непрерывного управления.

Ныне затруднительно говорить о том, по какому пути – интеграционному или дезинтеграционному – пойдёт развитие сетей. Ряд экспертов предполагает, что на смену сетевому и системному администрированию придёт управление приложениями и качеством сервиса, безотносительно к используемым вычислительным платформам или сетям. В любом случае, как ранее, так и ныне, управление сетями осуществляют сетевые администраторы (администраторы сетей).

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В ИС

Основной функцией управления проектами является планирование выполнения необходимых для реализации управления работ (создание рабочего и иных планов работ).

Рабочий план должен соответствовать общим требованиям, согласно которым в нем должны присутствовать следующие компоненты:
● указание цели;
● определение требуемых задач;
● распределение обязанностей;
● указание сроков, а также:
● требуемые ресурсы;
● источники материально-технической поддержки;
● бюджетные ассигнования;
● определение количественного аспекта;
● сочетание с другими компонентами;
● промежуточная отчётность и др.

Планирование любых, в том числе связанных с ИС, работ предполагает выполнение определённых реальных стадий и этапов с чётко обозначенными началом и окончанием. Так, например, управление проектом создания ИС связано с вопросами: планирования и организации работ; создания коллективов разработчиков; контроля за сроками и качеством выполняемых работ.

Обычно выделяют восемь этапов процесса планирования.
Этап 1. Целеполагание (формулировка целей). Он нацелен на выявление результатов, которые хотелось бы получить (достичь)? Это – самый трудный и не формализуемый этап.
Этап 2. Подбор способов достижения поставленных целей, их анализ и оценка. Обычно существует несколько способов достижения цели. Важно не только их выявить, но и определить наилучший из них.
Этап 3. Составление перечня необходимых действий. Определение конкретных действий, необходимых для осуществления (реализации) выбранного на предыдущем этапе варианта достижения поставленных целей.
Этап 4. Составление программы работ (плана мероприятий). На этом этапе устанавливают порядок выполнения намеченных на предыдущем этапе действий с учётом того обстоятельства, что многие из них связаны между собой.
Этап 5. Анализ ресурсов. В процессе его выполнения определяют необходимые для реализации плана выполнения намеченных работ интервалы времени, материальные (в том числе программно-технические), финансовые, информационные и кадровые ресурсы.
Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Здесь следует установить: решает ли разработанный план цели, поставленные на первом этапе; являются ли приемлемыми затраты ресурсов; есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от второго к пятому этапам. В результате проведения этой работы может оказаться целесообразным вернуться к этапам 2, 3, и даже к первому этапу.
Этап 7. Подготовка детального плана действий. На этом этапе необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные сроки выполнения отдельных видов работ, рассчитать необходимые ресурсы, установить ответственных за отдельные участки работы.
Этап 8. Контроль выполнения плана, внесение необходимых изменений (в случае необходимости).

Контроль – процесс, с помощью которого принято определять, правильность принятых решений и их выполнения, а также потребность их корректировки.

Обычно используются три основных вида планов: перспективный, годовой и текущий.
Текущий план принято составлять на месяц. Он конкретизирует и логически продолжает годовой план организации. Пример такого плана приведён в таблице 1.

Таблица 1.
Месяц: ___________

Дата	Мероприятие	Подразделение	Ответственный	Необходимые ресурсы	Контроль выполнения

Планирование работы в организациях ежегодно проходит, как правило, по следующему циклу: анализ работы прошедшего года; постановка новых целей на следующий год; организация мероприятий работы по исполнению поставленных целей; мотивация персонала на их исполнение; контроль выполнения поставленных целей; корректировка плана.

Разработка детального (пошагового) плана работ предполагает описание процессов и их последовательности, выполняемых на каждом этапе, необходимых для этого специалистов, средств и ресурсов. Формальное представление такого плана осуществляется, как правило, в текстовой и (или) графической форме.

Такой подход в большей степени позволяет избежать упущений и ошибок. Он необходим работникам, реализующим внедрение и эксплуатацию ИС, а также оказывает положительное воздействие на лиц, его финансирующих.

Одним из сложных аспектов составления рабочего плана является установление сроков исполнения, в которые реально можно уложиться. При этом следует иметь в виду, что время выполнения многих, даже однотипных, процедур и операций может меняется. В этом случае его затруднительно определить заранее, то есть точно зафиксировать в виде временных интервалов как в самом плане работ, так и при реальном выполнении определённых в нём стадий, этапов, процедур и операций. Поэтому всегда стоит оставлять в плане небольшой запас времени на выполнение соответствующих мероприятий. Другой важной задачей планирования является соблюдение логической последовательности этапов и процедур. Особенно это проявляется когда возникает огромное количество действий и мероприятий, которые необходимо связать воедино.

Из существующих методов планирования выполнения работ выделим следующие: планирование основных работ, планирование с помощью диаграмм и календарное планирование.

Метод планирования основных работ наиболее часто применяют в небольших проектах, выполняемых в короткий срок. Он представляет собой перечень основных процедур и видов деятельности с указанием, как правило, продолжительности выполнения работ, необходимых для достижения поставленной цели. Пример такого метода представлен в таблице 2.

Таблица 2.

Дата	Процедура	Реализация процедуры
10 дней	Приобретение и установка компьютеров	Подготовка рабочих мест и необходимых кабельных соединений Обучение сотрудников работе на ПК
17 дней	Приобретение и инсталляция ПО АИС	Обучение сотрудников работе с новым ПО
15 дней	Работа с АИС	Опытная эксплуатация автоматизируемых процессов

При этом важной компонентой плана работ является трудоёмкость этапов (процедур), например, их длительность, выраженная в днях или человеко-днях. Вариант планирования работ с использованием методов управления проектами, позволяющих оценивать трудоёмкость (длительность этапов в днях) для серверной приведён в табл. 3.

Таблица 3.

Этап (процедура)	Длительность (дни)	Условия начала этапа
Подготовка серверной комнаты	15
Обеспечение условий микроклимата	9
Поставка оборудования и материалов	20
Монтаж оборудования	7	Окончание поставки
Предварительная настройка оборудования	10
Окончательная настройка оборудования	4	Окончание монтажа
Приёмо-сдаточные испытания и сдача объекта	3	Окончание настройки
Итого:	68

Планирование с помощью диаграмм позволяет детализировать сроки и основные виды работ. Простые планы легче исполнять, контролировать их выполнение, с ними проще работать (Рис. 1).

Планы работы целесообразно дополнять календарными графиками, отражающими все сроки, установленные для выполнения различных заданий, то есть включающими перечни заданий во временном порядке, а не в порядке важности задач.

Календарное планирование – аналогично первому методу, но вместо неконкретной даты – периода (например, месяца) в нём указываются фиксированные даты и периоды, в течение которых выполняются соответствующие процедуры (операции).

В план рекомендуется включать необходимые ресурсы (персонал, технические и программные средства, финансирование, инфраструктуру) и сроки (этапы) проведения работ. При этом финансирование лучше осуществлять отдельно по каждому виду работ (приобретение средств и ПО, их установка, обучение, конфигурирование, тестирование, аудит, эксплуатация и др.).

Тщательное планирование, включая консультации с аналитиками и другими специалистами, входит в обязанности администраторов ИС. Оно позволяет:

• разбить глобальную задачу на небольшие, независимые задачи. Такими задачами легче управлять, и их легче реализовать;
• установить контрольные даты (этапы, периоды), которые способствуют определению успешности и недостатков функционирования и администрирования ИС, в том числе обнаружению недочётов, нештатных и аварийных ситуаций и др.;
• определить зависимости между задачами и последовательность их завершения;
• прогнозировать загрузку персонала и системы, привлечение необходимых ресурсов, возникновение нештатных ситуаций (риски) и возможности их преодоления и др.;
• эффективно эксплуатировать ИС.

Отражённые в календарном графике намеченные сроки выполнения соответствующих этапов и процедур позволяют увидеть места, в которых нарушается последовательность выполнения работ, где происходит наложение сроков, где сроки оказываются нереальными для исполнения. После этого целесообразно вернуться к рабочим планам и внести необходимые изменения. При этом критически важно верно подбирать ответственных за соответствующие виды работ, обеспечивать контроль и координацию работ по реализации задуманной программы.

Планирование работ администратора ИС может включать индивидуальное планирование его деятельности, планирование работы коллектива организации с ИС, согласование планов, в том числе с помощью электронных средств планирования; создание и анализ организационных диаграмм.