1.3. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА

Ежедневно в масштабах организаций обрабатываются огромные массивы документов. Многие из них порождают большое количество сопровождающих документов. Не меньшее число документов рождается в процессе проектирования программного обеспечения, в том числе проектирования информационных систем. В результате появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями. Согласно данным Siemens Business Services до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск документов и другие рутинные операции, 15% документов безвозвратно теряется, а 80% времени руководитель тратит на работу с информацией. Всё это относится к технологиям делопроизводства.

Документ
Обычно под термином “документ” понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Хотя документ может быть зафиксирован на любом физическом носителе данных. Устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не поддаётся точному воспроизведению и не является документом.

Терминологически “документ” – любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени; информация (сведения), созданная трудом и разумом человека.

Важным атрибутом текстовых документов является их форма. Однако, обязательными атрибутами любых, в том числе электронных, документов, участвующих в делопроизводстве, являются подпись документа и дата его создания.

Следовательно, документ представляет собой совокупность трёх составляющих:

Важными свойством и назначением документа является потребность и возможность активной работы с ним (регистрация, резолюции и др.), составляющими основу делопроизводства.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин “делопроизводство” является синонимом термина “документационное обеспечение управления” (ДОУ) – это система вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления. В ДОУ можно выделить и аспекты, связанные с документационным обеспечением управления проектированием, в том числе проектированием ИС.

Процессы, осуществляемые с документами в организации (делопроизводство), обычно принято называть документооборотом.

Документооборот – совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки и передачи в архив.

Документооборот может быть двух типов:

Форма документа тесно связана с характером дальнейшей деятельности и процессом прохождения его по организации.

Для решения задач управления деловыми процессами в организациях используют автоматизированные системы. С их помощью организуют системы электронного документооборота и контроля выполнения заданий, загрузки сотрудников. Цель их использования заключается в сведении к минимуму процессов создания и перемещения бумаг внутри организации. Пока ещё не предполагается полностью отказаться от бумажных документов и главным образом по причинам юридического характера.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот.

Электронные тексты – электронные (машиночитаемые) данные, хранящиеся на любых электронных носителях, доступные для использования в компьютерных программно-технических устройствах и системах. Электронные тексты входят в состав электронных документов (ЭД).

Электронный документ – документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность.

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.

Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.