5.1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
В СРЕДЕ MS ACCESS
Система управления реляционными базами данных Microsoft Access предназначена для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением операционной системы Microsoft Windows, поэтому все доступны в Access преимущества Windows (например, вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows) могут использоваться в Access и наоборот.
В Access встроены средства, предназначенные облегчить работу в Интернете и создавать приложения для Web. При этом для доступа к сети Интернет и использования этих средств необходимы лишь средства просмотра Web (например, Microsoft Internet Explorer) и модем.
СУБД Access является набором инструментальных средств, предназначенных для создания и эксплуатации информационных систем, для управления базами данных.
К удобным для пользователей и разработчиков средствам Access относятся мастера и конструкторы таблиц, форм, запросов и отчётов. Она позволяет автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчёт заработной платы, учёт материальных ценностей и т.п.), разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчёты и др.
Терминологический аппарат
Совокупность данных, представляющую взаимосвязь между элементами данных называют кортежем, группой элементов данных, строкой, сегментом или записью.
В БД типа Access:
Таблица – объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). В таблице сохраняют записи, содержащие сведения определённого типа, например, список товаров и др. Составной частью таблицы являются поля.
Поле – элемент таблицы, содержащий данные определённого рода, например, фамилии имена и отчества людей. В режиме таблицы поле представляют столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы.
Ключевое поле является уникальным идентификатором записей. Индекс ключа таблицы используется для поиска записей и объединения таблиц. Ключ не может содержать пустых и повторяющихся значений. Таблица, в которой не определён ключ, не может быть использована для установления межтабличных связей.
Индекс позволяет быстрее выполнять поиск и сортировку записей. В БД Access индекс таблицы выполняет роль оглавления книги: при поиске данных сначала проводится поиск в индексе. Индексы бывают простые (включает одно поле) и составные (включает несколько полей). Уникальный индекс позволяет оптимизировать поиск записей. Он состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно определяют каждую запись в таблице. Если он состоит из одного поля, то оно не должно содержать повторяющихся значений. Если он состоит из нескольких полей, то каждое поле может содержать повторяющиеся значения, но каждая комбинация этих значений должна быть уникальной.
Запись – полный набор данных об определённом объекте. В таблице запись изображается как строка.
Форма – объект Access, предназначенный в основном для ввода данных в таблицу. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблицы.
Фильтр – набор условий для отбора записей в таблицах или их сортировки.
Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Отчёт – объект БД Access, предназначенный для вывода сформированных данных на печать.
Access – это реляционная СУБД, т.е. с её помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и облегчить выполнение работ. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере. В Access можно использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать и с данными из Excel.
При разработке структуры любой таблицы реляционной БД изначально необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя. Лучше, когда содержание или функция поля узнаются по нему. Затем определяют типа данных, содержащихся в каждом поле. Один из типов данных должен быть присвоен каждому полю. В таблице 2 представлены типы данных Access и их описание.
Таблица 2.
| Тип данных | Описание |
| Текстовый (по умолчанию) | текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков) |
| Числовой | числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов |
| Дата/время | для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно |
| Денежный | денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части |
| Поле MEMO | для хранения комментариев; до 65535 символов |
| Счетчик | специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя |
| Логический | может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет) |
| Поле объекта OLE | объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access |
| Гиперссылка | строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка |
| Мастер подстановок | создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля |
Согласно представленным терминам практически любая БД в Access создается, как правило, из нескольких таблиц, на основе которых формируются формы и запросы. Полученные в результате поиска данные могут быть зафиксированы в отчётах и, при необходимости, выведены на печать.
С помощью средств Access можно выполнять следующие операции:
Для проектирования БД необходимо, в первую очередь, представить себе предметную область (например, телефонная связь), её потребности и возможности ПО для реализации данной задачи. Дальнейшее рассмотрение проблем и проектирование БД будет проводиться в рамках создания БД учёта телефонных переговоров, методические указания по формированию которой представлены в отдельном блоке-файле, доступ к которому осуществляется по нажатию кнопки “Практ. раб.”, расположенной на странице “Проектирование информационных систем” Программа и Краткий курс (Дневное обучение) на сайте “http://inftis.narod.ru/”.