6.1. АНАЛИЗ СИСТЕМ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА
АНАЛИЗ СИСТЕМ
Основной терминологический аппарат.
Система (греч. “целое, составленное из частей, соединение”) – множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определённую целостность, единство.
Кроме внешних изменений, влияющих на систему, существует и множество внутренних трансформаций, наиболее существенными из которых являются перемены в организационной структуре и методах управления. При этом обычно меняется “ландшафт” процессов, а порой и состав системы. Система должна быть гибкой, чтобы успевать реагировать на изменяющиеся условия. Для этого используют различные технологии автоматизации как элементов системы, так и самой системы в целом.
Автоматизированная система (согласно ГОСТу) – система, состоящая из взаимосвязанной совокупности подразделений организации и комплекса средств автоматизации деятельности, реализующая автоматизированные функции по отдельным видам деятельности.
Компонентом автоматизированной системы (АС) считается элемент одного из видов обеспечения (технического, программного, информационного и др.), выполняющий определённую функцию в подсистеме АС и обеспечивающий её работу.
Разновидностью автоматизированных систем, широко используемых в самых различных областях человеческой деятельности, являются информационные системы. Основной целью таких систем является хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам. В этом смысле их обычно называют – системы обработки и хранения информации.
Информационные системы определяют как взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Под информационной системой понимается организационно упорядоченная совокупность массивов документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.
Одновременно следует отметить, что под информационными процессами подразумеваются процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.
Проектирование АИС принято начинать с рассмотрения общей архитектуры. Для этого следует выделить характерные особенности информационных систем, особенно функционирующих в компьютерных сетях типа Интернет на веб-сайтах, т.к. абсолютное большинство ИС являются сетевыми структурами, всё чаще используемыми в неограниченном ни какими рамками информационном пространстве. При этом вся информация и все вычисления хранятся и выполняются на сервере, а клиенты используют установленные на их компьютерах браузеры. ИС обеспечивает многопользовательский доступ с одновременным разграничением доступа, ограничением объёмов передаваемой информации.
При разработке информационной системы с клиентским программным обеспечением можно часть пользовательской информации хранить и обрабатывать на стороне клиента. Такая возможность позволяет разгрузить сервер и трафик сети.
Автоматизированная информационная система (АИС) – комплекс программных, технических, информационных, лингвистических, организационно-технологических средств и персонала, предназначенный для решения задач справочно-информационного обслуживания и (или) информационного обеспечения пользователей.
АИС отражают уровень формирования высоких технологий на каждой ступени развития общества и могут быть представлены как комплексы автоматизированных информационных технологий, составляющих информационную систему, предназначенную для информационного обслуживания потребителей.
Основными задачами автоматизации информационных процессов являются:
Важной особенностью АИС является их интеграция для обслуживания локальных и удалённых пользователей. Построение таких систем связано с необходимостью использования единой или совместимой технологии обмена информационными ресурсами с учётом применения различных форматов хранения данных в отдельных системах. Способами обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий являются программные, технические, лингвистические, организационные и правовые средства, используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию.
В АИС обычно применяются автоматизированные рабочие места (АРМ) на базе персональных ЭВМ (ПК), распределённые базы данных, программные средства, ориентированные на конечного пользователя.
С точки зрения выполняемых процессов выделяются четыре типа АИС:
В одном подразделении организации объектом может выступать отдельная операция или процесс (цикл), состоящий из нескольких операций.
Если группа подразделений является областью применения АИС, то возникает потребность организации автоматизированной последовательности выполнения нескольких операций (процессов) конвейерным способом, например, применяемым в промышленности при изготовлении сложных агрегатов. Интеграция нескольких процессов создаёт предпосылки формирования комплексной системы для наиболее полного решения основных задач.
Основное назначение автоматизированных информационных систем не просто собрать и сохранить электронные информационные ресурсы, но и обеспечить к ним доступ пользователей. Одной из важнейших особенностей АИС является организация поиска данных в их информационных массивах (базах данных). Поэтому АИС практически являются автоматизированными информационно-поисковыми системами (АИПС).
Автоматизированная информационно-поисковая система – программный продукт, предназначенный для реализации процессов ввода, обработки, хранения, поиска, представления данных т.п.
АИПС, с точки зрения выполняемых задач и представляемых пользователям возможностей, могут быть как достаточно простыми (элементарные справочные), так и весьма сложными системами (экспертные и другие, предоставляющие прогностические решения).
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту её поддержания.
Значимым аспектом создания АИПС является использование новых информационных технологий (НИТ), которые в большинстве своём базируются на применении автоматизированных технологий и средств автоматизации различных процессов. Внедрение систем автоматизации любых процессов обычно сопровождается пересмотром всех ранее выполнявшихся процедур и операций. Более того, использование АС зачастую требует значительного изменения ранее выполняемых операций.
Однако не следует забывать, что НИТ порой кардинально меняют прежние представления и технологии, а попытка подстроить автоматизированные системы и технологии под традиционно выполняемые процессы может иметь отрицательный эффект их внедрения.
АИПС бывают различного назначения. По характеру обрабатываемой информации они делятся на: управленческие, информационно-справочные, фактографические, документальные и иные.
В свою очередь каждая из них может иметь собственные разновидности. Так, например, информационно-справочные системы могут быть непосредственного или удалённого доступа (информаторы и различные табло на вокзалах и в библиотеках, телефонные и иные автоматические справочные системы, например, в Интернете и др.).
Управленческие АИС предназначены для решения управленческих и технико-экономических задач. Обычно они функционируют как отдельные модули в рамках общей автоматизированной системы организации для решения задач отдельных служб: собственно управления организацией, бухгалтерского учёта, отдела кадров, материально-технического снабжения и т.п. Чаще всего они автономны, то есть имеют собственные информационный фонд и программное обеспечение.
Информационно-справочные системы предназначены для удовлетворения запросов пользователей. Найденная в соответствии с запросом информация выдаётся пользователю, который и распоряжается её в своих целях вне самой ИС. Это, например, справочно-библиографические системы, а также различные автоматические информаторы. Основной операцией в подобных системах является поиск, поэтому они относятся к классу исключительно информационно-поисковых систем (ИПС).
С точки зрения пользователей, обычно обращение их к любым информационным системам обусловлено потребностью получения оперативных данных, как правило, справочного характера, а также постоянного или временного пользования документами.
Фактографические АИС обычно используют табличные реляционные БД с фиксированной структурой данных (записей). Хранимая и обрабатываемая информация в них представляет сведения фактического характера (справочные, статистические, социальные данные и т.п.). Часто эта информация требует оперативного обновления.
Документальные системы отличаются неопределённостью или переменной структурой данных (документов). Для их разработки обычно применяются оболочки АИС. Объектами обработки являются определённые документы (книги, статьи и др. информационные материалы).
В состав организационного обеспечения АИПС входят структурные подразделения организации, её использующей, осуществляющие управление технологическими процессами и поддержку работоспособности системы, а также документация для обеспечения эксплуатации и развития системы.
При создании АИС целесообразно максимально унифицировать организуемые системы (подсистемы) для удобства их распространения, модификации, эксплуатации, а также обучения персонала работе с соответствующим ПО.
Любые АИС имеют собственную архитектуру, которая начинается с определения требований и общего представления о будущей системе. Важнейший вопрос, который должны ставить перед собой разработчики любых систем – какие цели он преследуют, чего хотят добиться от проектируемой системы? В первую очередь, речь идёт о правильном выборе базовых технологий. Специалисты рекомендуют не пытаться просто объединять даже самые последние и лучшие решения, а найти такие, которые наилучшим образом отвечают требованиям отрасли (предметной области), и определить, насколько они соответствуют компонентам проектируемой системы.
Построение АИС начинается с формирования их логических структур, определяющих процессы хранения, передачи и поиска информации в системе. Реализация логической структуры АИС производится согласно основным принципам автоматизации информационных систем: однократность ввода данных, непрерывность информационного процесса, дифференциация процессов обработки данных в системе и интеграция подобных систем.
Однократный ввод информации предусматривает разработку и принятие технологических решений, позволяющих реализацию данного принципа с учётом унификации применяемых в данной системе БД и формата ввода.
Непрерывность информационных процессов означает необходимость выполнения системой всех операций, связанных с обработкой, хранением и предоставлением информации пользователям.
Дифференциация процессов обработки информации в системе предполагает разработку информационной технологии, ориентированной на выполнение технологических процессов на отдельных функциональных АРМах, например, комплектования, научной обработки, читателя и т.д.
Интеграция информационных систем определяет реализацию взаимосвязи различных компьютерных технологий и АИС в единую сеть.
Важной функцией АИС является поиск.
Под информационным поиском понимают процесс нахождения в определённом множестве информации необходимых данных, соответствующих запросу пользователя. Процедура поиска выполняется по правилам, образующим совместно с правилами формирования запросов и условиями поиска систему поиска. Запросы бывают адресными (наличие определённой информации), тематическими, фактографическими, на уточнение данных, в том числе библиографическими и др. При формировании запросов необходимо учитывать условия поиска (полное совпадение, с усечением справа, поиск по контексту, логические операторы “И”, “ИЛИ”, “НЕ”, отсутствие данных, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно, не равно и др.). В процессе поиска производится сравнение поискового образа запроса (ПОЗ) с поисковым образом документа (ПОД).
Наконец, функционирование АИС требует соответствующих помещений, инфраструктуры, мебели, хозяйственных и расходных материалов и других материальных средств.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА
Проектирование информационных систем всегда начинается с определения цели проекта.
Под целью проектирования автоматизированных ИС подразумевается получение определённых значений экономического эффекта в сфере управления какими-либо процессами системы или снижение стоимостных и трудовых затрат на обработку информации, улучшение качества и достоверности получаемой информации, повышение оперативности её обработки и т.д., т.е. получение косвенного и прямого эффекта от внедрения данной задачи.
Основная задача любого успешного проекта заключается в том, чтобы на момент запуска системы и в течение всего времени её эксплуатации можно было обеспечить:
При рассмотрении проектов ИС необходимо иметь в виду, что назначение ИС связано с выполнением различных информационных процессов, нацеленных на повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей.
Поскольку современные ИС – это АИС и АИПС, то целью проектирование ИС является создание эффективных автоматизированных информационных и информационно-поисковых систем.
Таким образом, с помощью АИС и АИПС можно ликвидировать рутинные процедуры, сократить время выполнения заданий, преобразовать, а порой и полностью изменить традиционные технологические процессы и технологии, предоставить пользователям новые виды информационных продуктов и услуг.
Автоматизация информационных процессов зачастую предоставляет пользователям новые, ранее неведомые, возможности работы с информацией и одновременно создаёт новые проблемы, решить которые можно лишь используя общенаучные методы и более современные информационные технологии – НИТ.