Цель работы: изучение основных этапов подготовки электронных документов в среде текстового процесса MS Word.

В результате выполнения лабораторной работы студент должен уметь оформлять документы для подготовки и правильного оформления различных, в первую очередь учебных и научных, документов.

Порядок выполнения

• Запустить MS Word.
• Включить опции.
  В пункте «Параметры» меню «Сервис» на панели инструментов включить опции:
  а) на закладке «Общие»: «Подтверждать преобразование при открытии» и другие (по указанию преподавателя),
  б) в закладке «Сохранение»: «Разрешить быстрое сохранение» и «Разрешить сохранение в фоновом режиме». Снять опцию «Автосохранение каждые:».
• Создать шаблон для работы.
  Для этого в меню «Файл» на панели инструментов выбрать команду «Создать». В правой части общего окна программы Word появится выпадающее меню с названием «Создание документа». В нем надо выбрать пункт «На моем компьютере» и нажать на нем левой клавишей мыши. В появившемся окне «Шаблоны» в правом нижнем углу имеется предложение создать шаблон. Следует выбрать кнопку «Шаблон» и нажать клавишу «ОК».
  Файл-шаблон откроется в общем окне текстового редактора Word. В этом файле требуется установить следующие значения:
  а) в меню «Файл» на панели инструментов выбрать пункт «Параметры страницы» а в нем в закладке «Размер бумаги» установить - А4, а в закладке «Поля» - ориентация - «книжная», поля: «верхнее» - 2 см, «нижнее» - 2 см, «левое2 - 2,5 или 3 см и «правое» - 2 см;
  б) В меню «Вид» на панели инструментов выбрать пункт «Разметка страницы»;
  в) В панели инструментов установить масштаб отображения страницы на экране равный «100%»;
  г) В меню «Формат» на панели инструментов вызвать пункт «Абзац» и установить в нем «Выравнивание» - по ширине; «Отступы» равные нулю; «Интервалы» равные нулю; «Первая строка» - «Отступ на:» «1,25» или «1,27», а «Межстрочный интервал» - «Одинарный»;
  д) В пункте «Настройки» меню «Сервис» на панели инструментов выбрать закладку «Команды», а в ней - указанные ниже пиктограммы и с помощью мыши установить их на «Панели инструментов»:
  «Файлы» - «Закрыть»,
  «Правка» - «Найти»,
  «Формат» - «Абзац» и «Регистр»,
  в этом же меню «Сервис» выбрать пункт «Язык», а в нем подпункт «Выбрать язык», в котором установить русский и английский (США) языки,
  а также выбоать подпункт «Расстановка переносов…» и поставить в нем галочку к тексту «Автоматическая расстановка переносов»;
  е) В панели инструментов установить шрифт «Times New Roman», а стиль - «Обычный - 14 пунктов, По ширине, Первая строка: 1,25»;
• Сохранить шаблон
  После выполнения всех указанных выше установок необходимо сохранить данный файл-шаблон с именем «Docums» и закрыть его.
• Создать новый документ
  Для создания нового документа и продолжения выполнения данной практической работы необходимо в меню «Файл» на панели инструментов выбрать пункт «Создать» и активировать его. В правой части общего окна программы Word появится выпадающее меню с названием «Создание документа». В нем надо выбрать пункт «На моем компьютере» и нажать по нему левой клавишей мыши. В появившемся окне «Шаблоны» в закладке «Общие» выбрать файл-шаблон с именем «Docums». В правом нижнем меню этого окна «Создать» установить режим «Документ». В этом случае в окно текстового редактора загрузится файл с именем «Документ№...», использующий шаблон «Docums». Латинскими буквами присвоить этому файлу свою фамилию и инициалы имени, если в группе есть однофамильцы, название группы, аббревиатуру дисциплины и номер практической работы, например, «kotov-ZLI-201-IT-1.doc».
• Работа в текстовом редакторе Word
  На первой странице создать титульный лист (пример, в конце задания).
  Начиная со второй страницы включить текст по указанию преподавателя.
  Загрузить текст из файлов “1.txt”, “2.txt”, “3.txt”, “4.txt”, “5.txt”.
  Сформировать документ в редакторе MS Word по имеющемуся образцу на основе текста в указанном преподавателем файле “*.txt”.
  Проверить работу сделанных в шаблоне установок (параметров страницы, абзаца, шрифта, автоматического переноса слов).
  При несоответствии, установить во включенном тексте необходимые параметры, отформатировав текст с выравниванием левого и правого края, с автоматической расстановкой переносов, абзацным отступом 1,25 см, типом шрифта – Times New Roman и его размером – 14.
  Исправить разбивку текста на абзацы, придав им логическое завершение.
• С помощью функции поиска найти в тексте все символы “*” и удалить их.
• С помощью функции поиска и замены заменить аббревиатуру “ИС” на текст “информационные системы”.
• Установить верхний колонтитул по середине страницы выбрав шрифт - курсив, размером 12 пунктов. В колонтитул включить название практической работы и не отображать его на первой странице.
• Пронумеровать страницы, начиная с первой так, чтобы на первой странице (Титульный лист) номер страницы не отображался. Номера страниц должны быть по середине внизу страниц.
• Провести проверку правописания введенного текста. При необходимости исправить ошибки.
• Отцентровать в тексте все заголовки и выделить их жирным шрифтом.
• К абзацу, начинающемуся словами "Цель курса - …" сделать заголовок "Цель курса".
• Первый абзац раздела "Цель курса" выделить цветовым фоном ("залить", например, жёлтым цветом).
• Перед двумя последними абзацами установить примерно 10 пустых строк (абзацев) или с помощью команды «Разрыв» в меню «Вставка» на панели инструментов установить режим «Начать новую страницу». Сверстать последние два абзаца в две колонки с промежутком между ними, равным 1.0 см.
• После этих абзацев на следующей странице файла документа создать таблицу (5 строк и 5 колонок) с названием «Результаты контроля знаний по учебной дисциплине Информационные технологии». Заполнить четыре её строки. Первая строка - заголовки столбцов (колонок): № по порядку, Ф.И.О. студента, кол-во баллов за контрольную работу, кол-во баллов за практическую работу, сумма баллов по дисциплине. С первой по четвертую колонки включительно во второй, третьей и четвертой сточках заполняются полностью студентом самостоятельно с учетом названий столбцов, указанных в первой строке. В пятой колонке второй, третьей и четвертой строк таблицы необходимо произвести расчет параметров таблицы по строке, используя механизмы, применяемые в табличных редакторах (координаты ячеек и формулы).
  Включить во вторую ячейку 5-й строки таблицы иллюстрацию (любую картинку), а в четвертую ячейку этой же строки - текстовый объект «WordArt» содержащий одно слово.
  На основе данных таблицы подготовить круговую диаграмму и вставить ее в текст документа после таблицы.
  Произвести работу («вставка разрыва» - «новая страница») таким образом, чтобы таблица и диаграмма оказались на одной странице и эта страница имела альбомную ориентацию.
  В команде «Закладка» меню «Вставка» на панели инструментов установить закладку к указанному преподавателем слову в тесте файла. Провести работу с поиском этого слова.
  К указанным преподавателем словам установить режим «Сноска». В меню «Вставка» на панели инструментов выбрать команду «Ссылка», а в ней - опцию «Сноска…». Знак цифровой сноски располагают в основном тексте у места, к которому относится эта сноска. Ввести в сноску соответствующий текст.
  На последней странице вставить сноску к последнему абзацу, состоящую из: знака «копирайта», фамилии студента (ки), выполняющего (ей) работу, номера группы и даты выполнения работы. Размер шрифта сноски - 12.
• Рассылка документов
  Необходимо подготовить данный документ для рассылки трем адресатам. Для этого используют функцию «слияние документов». Основным текстом письма будет выполненная студентом (кой) данная работа. Для выполнения слияния в команде «Письма и рассылки» меню «Сервис» на панели инструментов выбирают и активируют пункт «Слияние».
  В правой части общего окна программы Word появится выпадающее окно с названием «Слияние». В нем в подменю «Выбор типа документа» надо выбрать кнопку «Письмо» и нажать на гиперссылку «Далее» (Открытие документа). В подменю «Выбор документа» следует активировать кнопку «Текущий документ» и снова нажать на гиперссылку «Далее» (Выбор получателей). В подменю «Выбора получателей» активируют кнопку «Создание списка», а затем в этом же окошке в подменю «Ввести список» нажимают на гиперссылку «Создать». В появившемся окне «Новый список адресов» заполняют поля для трех абонентов. В результате будет создана база данных в MS Access с необходимыми данными о трех адресатах.
  Для дальнейшей работы в подменю «Выбора получателей» активируют кнопку «Использование списка», а затем в этом же окошке нажимают на гиперссылку «Далее» (Создание письма). В появившемся подменю «Создание письма», действуя по инструкции, выделяют справа вверху на второй странице пустой абзац и щелкают по ссылке «Блок адреса…». В нем галочками отмечают вставки имени получателя, название организации, почтовый адрес и страну и нажимают клавишу «ОК». В результате в выделенном месте документа появится сообщение «AddressBlock».
  После чего снова нажимают на гиперссылку «Далее» (Просмотр писем). Находясь на второй странице работы, в подменю «Просмотр писем» просматривают письма, нажимая на кнопки «>>» или «<<» и завершают слияние нажатием на гиперссылку «Далее» (Завершение слияния).
• Сохранить файл с результатами работы. Отправить его преподавателю по электронной почте в виде вложенного файла или переписать файл преподавателю со своего носителя (флэш-накопителя, компакт-диска) или сдать работу преподавателю в распечатанном и скреплённом виде, предварительно предъявив ее на компьютере в электронном виде.
• Оформление выполненной практической работы
  Все, возникающие у студента вопросы, решаются им с преподавателем до окончательного оформления отчёта.
  Отчёт сдаётся преподавателю не позднее, чем за одну неделю до зачёта или экзамена. Он включает титульный лист (см. пример) и результаты выполнения всех пунктов задания, сформулированных в практической части работы. В конце работы студент может внести свои дополнения и предложения объёмом, не превышающим 1 страницу текста в формате А4.
  Зачёт или экзамен принимается у студента при наличии у него представленных результатов выполненных практических работ в форме отчёта, порядок оформления которого указан выше. Практические работы рекомендуется сдавать преподавателю через неделю после их проведения. Работы оцениваются отдельно и суммируются в балльной системе, установленной для практических работ по данной учебной дисциплине.

Пример титульного листа

 
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННАЯ АКАДЕМИЯ

ФАКУЛЬТЕТ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ
Кафедра информационных систем










Практическая работа по дисциплине
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Текстовый редактор «MSWord»